Blog

Waar is Gert mee bezig, wat valt hem op in het (inkoop)nieuws en wat vindt hij van deze ontwikkelingen. Daarover gaat het in de blog op www.gertwalhofadvies.nl.

Inkoop in Strategisch Perspectief - Shoppen voor Professionals

Arjan van Weele, Jordie van Berkel-Schoonen en Gert Walhof schreven het boek Inkoop in Strategisch Perspectief - Shoppen voor Professionals. Deze 7de editie richt zich vooral op inkoopprofessionals en studenten van het hoger beroepsonderwijs. Dit boek beoogt inkoop als bedrijfsfunctie krachtig te positioneren binnen organisaties – of het nu gaat om industrie, handel, zorg of overheid. Het biedt houvast aan eenieder die voor het eerst met inkoop te maken heeft. Voor diegenen die met inkoop bekend zijn, geeft het een update over belangrijke ontwikkelingen en concepten.

Het boek is op 19 januari 2017 gepresenteerd tijdens Facility for Future. Ben je nieuwsgierig dan vindt je hier de preview: http://www.vakmedianetshop.nl/wp-content/uploads/2016/12/Miniboekje_ISP.pdf . Kun je niet langer wachten, dan is het boek hier te bestellen: http://www.vakmedianetshop.nl/boeken/inkoop-in-strategisch-perspectief-geheel-herziene-7e-druk

cover Inkoop in strategisch perspectief 200

 

Wetenschapserie : Potentials of B2B Business Networks

Als kennispartner van E-proQure maakte ik een samenvatting van een wetenschappelijk paper over B2B Networks. Volgens mij stof tot nadenken voor de inkoper! Hier vindt u de volledige tekst.

Europese aanbestedingsplatforms verre van ideaal

In het vakblad voor Inkoop- en Supplymanagement DEAL! (juni 2016) schreef ik een artikel met bovenstaande titel. De inleiding: Elektronisch aanbesteden is binnenkort verplicht. Maar uit een verkennend onderzoek blijkt dat veel digitale aanbestedingsplatforms in de EU daar helemaal niet klaar voor zijn. Gert Walhof zet de
conclusies uit dit ontnuchterende onderzoek op rij. Hier kunt u de hele tekst lezen. 

Jagen of aangejaagd worden!

De Herziene Aanbestedingswet 2016 wordt op 1 juli 2016 een feit. Als onze 1ste Kamer het ook eens is met het wetsvoorstel. De Minister van Economische Zaken vindt dat de huidige problemen niet aan de Wet liggen maar aan de toepassing door aanbestedende diensten en bedrijven. De communicatie tussen inkopers en bedrijven moet beter, de inkopers moeten binnen hun diensten beter worden gepositioneerd en hun vakmanschap kan ook wel een tandje beter. Tijd voor een aanjager vindt hij!

Op cursus

De afgelopen twee maanden kreeg ik een indrukwekkende hoeveelheid e-mail met de boodschap dat het tijd werd om in te schrijven op een cursus/training/roadshow of voorlichtingsbijeenkomst over de herziene AW. Inkopers in de publieke sector hebben vast  twee keer zoveel aanbiedingen gekregen. In een dagdeel of een dag worden alle wijzigingen gepresenteerd, wordt er doorgepakt naar de consequenties voor de praktijk en daarna kunnen de deelnemers er weer tegen aan. Hup aan het werk en toepassen. Hooguit een onderdeel van een gedegen voorbereiding.

De aanjager maakt het beter

Minister Kamp heeft uit de evaluatie van de AW 2012 geconcludeerd dat er toch wat fundamentele problemen zijn. In een brief van 31 maart 2016 aan de Tweede Kamer geeft hij dit toe en merkt op  dat “de ervaren problemen rond aanbestedingen niet zitten in de wet zelf, maar in de toepassing van de aanbestedingsregels”. Hij wil daarom inzetten op het verbeteren van aanbesteden in de praktijk. Daarbij moeten zowel de inkopers als de ondernemers aan de bak en zo gaan werken dat de frustratie af neemt. Want blijkbaar loopt de spanning soms hoog op bij inkopers en bedrijven. Hij heeft een mooie polderoplossing gevonden. Een aanjager die samen met aanbestedende diensten en ondernemers moet praten en acties bedenken en uitvoeren om de aanbestedingspraktijk te verbeteren. Iets verderop in de brief wordt hij preciezer voor wat betreft de aanbesteders. En legt uit dat de beeldvorming, de kennis van alle stakeholders en die van het beroep van inkopers omhoog moeten. Hij heeft al iemand gevonden die dit gaat doen: aanjager Matthijs Huizing.   

Juristen en de herziene AW

Op 6 april organiseerden de Professoren Elisabetta Manunza en Chris Jansen een wetenschappelijk congres ‘De Herziene Aanbestedingswet 2016’. In de VU Amsterdam gaven vele prominente wetenschappers / juristen hun mening over onderdelen van de herziene AW 2016. De opbouw was mooi: wat staat er al in de wet en wordt gewijzigd, wat is nieuw en wat mist er. Ook de inhoud op de verschillende onderdelen was volgens mij prima. Mij vielen twee zaken op. In de eerste plaats dat deze wetenschappers en juristen met elkaar in gesprek gingen over de vragen ‘Hoe moeten we de herziene wet duiden en wat kunnen we er mee?’. In de tweede plaats werden er diverse suggesties gedaan om zaken die niet (voldoende) in de wet geregeld zijn, dan maar in de aangepaste versie van de Gids Proportionaliteit te regelen. Er was een voorstel om deze Gids om te bouwen naar Gids Doelmatigheid.

Bloemen voor die man

De bijdrage van mr. Frederik van Nouhuys was voor mij het moment dat de vraag op kwam ‘Wordt op de manier deze discussie onder inkopers gevoerd?’.  Nouhuys, die als referent reageerde op de bijdrage van Professor Chris Jansen, liet weten dat wat hem betreft de herziene AW nog steeds, zoals het ooit begon, de toolbox voor inkopers in de publieke sector moet zijn. Dat het vervolgens gaat om het vakmanschap van de inkopers om de door de Wet geboden mogelijkheden optimaal te gebruiken. Wat hem betreft wordt de Gids Proportionaliteit zo snel mogelijk van de wet losgekoppeld en komt er een gids, met vuistregels en praktijkcasussen, die de inkopers helpt.

Jagen of aangejaagd worden

Wat mij betreft verdient Frederik van Nouhuys een compliment. In de eerste plaats omdat ik vind dat inkoop een vak is en dat inkopers, met kennis en creativiteit, zelf het beste keuzes kunnen maken. De geboden ruimte optimaal benutten om een bijdrage te leveren aan de doelstellingen van de organisatie is vakwerk.  De herziene AW 2016 is het kader. En het opvolgen van een gedetailleerde set aan regeltjes kunnen we veel beter aan computers overlaten. Daarom roep ik de inkopers in de publieke sector op om, zoals de juristen, met elkaar in gesprek te gaan over de kansen die de Herziene AW 2016 biedt. En samen te praten over wat nodig is om hier optimaal gebruik van te maken. Zo kunnen ze ondernemers en de eigen organisatie laten zien, dat ze hun vak verstaan. Bovendien kan de aanjager met het resultaat worden geholpen om te komen tot een succesvolle missie. Ze gaan dan samen op jacht en er wordt niemand aangejaagd.

Gert Walhof

Zelfstandig inkoopadviseur, kennispartner E-proQure en Lector Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen.

Meer informatie op: www.gertwalhofadvies.nl , www.e-proqure.nl, www.hanze.nl/inkoopmanagent

Exploring the moderating effect of absorptive capacity on the relationship between e-purchasing tools and category management

E-proQure wil inkopers en inkoopmanagers, financieel- en IT managers graag informeren over de ontwikkelingen op het gebied van e-Procurement. Daarbij zoeken we ook gericht naar wetenschappelijke artikelen naar onderzoek over de relatie tussen e-Procurement en inkoopresultaten.

Mensen werkzaam binnen bedrijven en instellingen hebben vaak geen tijd of zin om wetenschappelijke artikelen te lezen. Of ze hebben geen toegang tot deze artikelen. De inhoud kan echter voor hun beroepspraktijk interessant zijn. Daarom maken we van een aantal artikelen een samenvatting om deze te delen.

Ik maakte een samenvatting van het artikel ‘Exploring the moderating effect of absorptive capacity on the relationship between e-purchasing tools and category management.’ (2012). De auteurs, Katri Kauppi, Alistair Brandon-Jones, Stefano Ronchi, Erik M. van Raaij, hebben onderzoek gedaan om antwoord te vinden op de vraag hoe verschillende e-Procurement tools kunnen helpen de inkoopprestaties te verbeteren gegeven bepaalde kenmerken van de manier waarop inkoop is georganiseerd. Verder lezen: http://e-proqure.nl/exploring-the-moderating-effect-absorptive-capacity-on-the-relationship-between-e-purchasing-tools-and-category-management/ 

Inkoopsoftware steeds slimmer, kunnen inkopers het nog bijhouden?

Onder deze titel schreef ik als kennispartner binnen E-proQure (www.e-proqure.nl) een blog. Daarin ga ik in op een aantal vragen die de eerste resultaten van de E-proQure marktverkenning software 2016 bij mij opriepen. Als je de blog wilt lezen: http://ow.ly/YJSLo

 

 

 

 

 

Inkoper kan niet meer zonder e-procurement

“Inkopers en inkoopmanagers die niet inspelen op
softwareontwikkelingen overleven de komende vijf jaar niet”, stelt Gert Walhof,
kennispartner bij E-proQure en lector inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool
Groningen.  “Het is bekend dat bij bedrijven
de inkoopkosten al snel 50 tot 70 procent van de omzet zijn. Bij
handelsbedrijven is dat zelfs vaak 80 procent of meer. Die bedrijven kunnen het
zich niet veroorloven om de kosten-, efficiency-, en concurrentievoordelen van
inkoopsoftware te laten liggen.

Walhof ziet dat grote bedrijven al fanatiek bezig zijn met het automatiseren
van inkoopprocessen. “Vooral Purchase-to-Pay en contractmanagement zijn op dit
moment hot topics, omdat het nadrukkelijk zorgt voor meer efficiency en een
betere samenwerking met leveranciers. Daarnaast levert het ook
sturingsinformatie op. Hoeveel facturen lopen er geruisloos door het proces? Worden
afgesloten contracten echt gebruikt? Als je weet waar de afwijkingen zitten,
dan kun je daarop gaan sturen. Uiteindelijk leidt dit tot effectievere processen
en meer concurrentievoordeel voor het bedrijf. Grote bedrijven snappen dit heel
goed, maar ook steeds meer mkb-bedrijven tonen daarom interesse in
inkoopsoftware.”

Business opportunities

Inkoopsoftware helpt daarnaast ook bij het signaleren van business
opportunities. “Inkoopsoftware kan helpen bij het doorgronden van de aanbodmarkt.
Inkopers signaleren op deze manier snel trends en kansen voor het bedrijf.
Daarnaast kun je met de software makkelijker op zoek naar leveranciers die een
bijdrage kunnen leveren aan een nieuw product. De software kan hierbij dus de
driver zijn voor de bijdrage van inkoop aan de innovatie van een organisatie.”

Operationele inkoop

Inkoopsoftware automatiseert veel operationele taken. Verdwijnt operationele
inkoop daarmee uit mensenhanden? “Het werk van operationele inkopers zal meer
gericht zijn op het inrichten van processen. Hieronder valt het soepel door het
systeem laten lopen van orders en het matchen van facturen”, verwacht Walhof.
“Daarnaast blijft het oplossen van problemen, bijzondere bestellingen en
spoedklussen natuurlijk altijd voor een gedeelte handwerk.

Ook voor mkb

Is inkoopsoftware niet alleen weggelegd voor grote bedrijven? “Absoluut
niet”, reageert Walhof. “Vroeger was  software
duur en lastig te implementeren, daarom waren alleen grote organisaties ermee
bezig. Tegenwoordig zijn de functionaliteiten enorm verbeterd, is de prijs
omlaag gegaan en de cloud heeft het mogelijk gemaakt om het systeem snel te
implementeren. Het is nu eenvoudiger en economisch haalbaar voor het mkb om
inkoopsoftware in te zetten om de eigen positie te versterken en
concurrentievoordeel te realiseren.”

Problemen

“Het maakt niet uit  hoe groot het
bedrijf is en op welke stoel je in het inkoopproces zit, iedereen krijgt te
maken met automatisering”, voorspelt de lector. Toch lopen inkopers tegen een
aantal problemen aan. Het verkopen van inkoopsoftware in de organisatie, het
vinden van de juiste inkoopsoftware en het optimaal gebruiken daarvan zijn maar
enkele van de uitdagingen.

Gepubliceerd op InkopersCafe.nl als onderdeel drieluik 25 januari 2016.


Word weer verliefd op je inkoopbaan!

Voor Deal! - over de kunst van het inkopen - mocht ik opnieuw een column schrijven in de rubriek From Science. Deze keer kwam de inspiratie uit een artikel in Harvard Business Review "How to fall back in love with your job". Uiteraard laat ik iedereen die de column in Deal! niet heeft gelezen er graag hier kennis mee maken.

Deze tekst verscheen in Deal! 9 November 2015.

 

Ondernemer: hoe haal je het beste uit je leveranciers?

Voor E-proQure schreef ik deze blog. De tekst verscheen het eerst in het E-proQure E-zine op 26 november 2015. Maar uiteraard kunt u deze blog ook hier lezen.

 

Verplicht elektronisch aanbesteden nabij - Deal! oktober 2015

Antoinette Vriend en ik, kennispartners binnen E-proqure, deden onderzoek of aanbestedende diensten, inschrijvers en softwareleveranciers klaar zijn voor e-aanbesteden. Binnen de nieuwe aanbestedingswet wordt dit namelijk verplicht.

We deelden de resultaten door middel van een drietal blogs op www.e-proqure.nl en een artikel in Deal! het vakblad over de kunst van het inkopen. De volledige tekst van het artikel vindt u hier.

Samen inkopen, samenwerken!

De resultaten van ons onderzoek naar de haalbaarheid en resultaten van inkoopsamenwerking tussen ondernemers in Winschoten, Delfzijl en Stadskanaal is klaar. Inmiddels is al gestart met de implementatie van wat nu GrIP (Groninger Inkoop Platform) heet. De onderzoeksresultaten zijn gepubliceerd door Platform31 en vindt u hier.

Inkoopsamenwerking 2 compr 4

MKB Nederland wil eenheidsworst in aanbestedingsbeleid Gemeenten. Dat helpt innovatieve ondernemers niet!

Tijdens het congres van het Inkoopplatform Groningen riep Hans Bakker van MKB Nederland de Gemeenten op het aanbestedingsbeleid meer te uniformeren. Dan kunnen ondernemers beter deelnemen aan aanbestedingen. Wethouder Joost van Keulen van de Gemeente Groningen sprak over de uitdagingen waar zijn Stad voor staat en vooral over ambities. Groningen vaart haar eigen koers en vertaalt deze naar het aanbestedingsbeleid. De vraag is innovatieve oplossingen. Uniformeren  komt daarin niet voor!

Het was een mooie bijeenkomst, het congres van het Inkoopplatform Groningen [1] op 16 september dit jaar. Onder de deelnemers 113 ondernemers vooral uit het MKB en 71 inkopers vooral uit de publieke sector. Het toonde eens te meer aan dat het goed is dat ondernemers en inkopers van publieke organisaties elkaar ontmoeten. Goed dat de inkopers via hun Platform daar het initiatief toe namen. Inkopen is immers in essentie het bij elkaar brengen van vraag en aanbod.

Uiteraard vindt MKB Nederland het belangrijk dat ondernemers eerlijke kansen krijgen bij  aanbestedingen. In de aanloop naar de huidige aanbestedingswet heeft deze organisatie door haar lobby het thema “MKB vriendelijk aanbesteden” op de kaart gezet en met succes. Het stellen van regels voor aanbestedingen onder de drempel en de Gids Proportionaliteit zijn daar voorbeelden van. Ook in de consultatieronde voor de nieuwe aanbestedingswet (april 2016) liet MKB Nederland van zich horen [2]. Mij valt op dat er steeds opnieuw wordt gepleit voor het verder standaardiseren van het aanbestedingsbeleid van publieke organisatie, bij voorkeur door de wetgever afgedwongen. Ik vraag mij af of dit in het voordeel van ondernemers is? Mijn argumenten:

Van landelijk naar lokaal: de trend in de politiek de afgelopen jaren is decentralisatie. De recente ontwikkelingen in de zorg zijn daar een goed voorbeeld van. Dit betekent dat Gemeenten steeds meer taken krijgen en moeten inkopen. Hoogleraar Jan Telgen rekende voor [3] dat per bewoner de inkoopuitgaven zijn gestegen van € 1000 voor de decentralisaties naar € 2000 nu. Gemeenten willen lokale doelstellingen realiseren en baseren daarop het aanbestedingsbeleid. Standaardisatie is dan een tegendraadse ontwikkeling.

Ondernemers willen zich onderscheiden: Ondernemers willen (potentiële) klanten winnen voor de producten en diensten die ze kunnen leveren, deze overtuigen van hun oplossingen voor een probleem en warm maken voor innovatieve oplossingen. Inleven in de klant, wat deze wil, wie er bij de klant beslist over een aankoop en hoe er wordt ingekocht is een tweede natuur van ondernemers. Het maakt niet uit of die klant een bedrijf of instelling in de publieke sector is. Wethouder Van Keulen bracht het treffend: De Gemeente Groningen gaat de problemen aan u, ondernemers, voorleggen en verwacht innovatieve oplossingen en competitieve aanbiedingen. Uniformering leidt tot een eenheidsworst!

Wordt “middle of the road” het uitgangspunt?: een aantal jaren terug was de voorloper van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland bezig om uniforme duurzaamheidsregels per productgroep af te spreken. Iedereen mocht meepraten en de regels moesten zo zijn dat veel bedrijven er aan konden voldoen. De meest gehoorde klacht: zo komen we niet verder, innovatieve oplossingen worden zo uitgesloten. Deze kant moet het met de aanbestedingsbeleid niet op en standaardisatie kan wel dit effect hebben.

Laat aanbestedende diensten en ondernemers elkaar op lokaal niveau opzoeken. Elkaar kennen, uitdagen en ambities delen is de eerste stap naar zaken doen. En voor de ondernemers: de ene klant is de andere niet. Dit geldt voor al uw klanten ook als ze in de publieke sector werken.

Gert Walhof

Zelfstandig inkoopadviseur en Lector inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.    

 


[1] http://www.inkoopplatformgroningen.nl

[2] http://www.internetconsultatie.nl/implementatiewetaanbestedingsrichtlijnen/reactie/c8832d08-0227-4b9e-9567-22947b1cdf14

[3] Inkoopvakblad Deal!, december 2014

e-Procurement en de nieuwe aanbestedingswet 2016

De nieuwe aanbestedingswet wordt in april 2016 van kracht. De aanpassingen die in deze wet ten opzichte van de huidige aanbestedingswet 2012 moeten worden doorgevoerd, worden nu voorbereid. Daarbij heeft onder andere een consultatieronde plaatsgevonden.

gertwalhofadvies werkt samen met E-proQure, het expertisecentrum voor e-Procurement in de Benelux, om bedrijven en overheden te helpen bij het professionaliseren van de inkoopfunctie en de inzet van e-Procurement daarbij. Vanuit deze samenwerking ging de interesse met betrekking tot de nieuwe aanbestedingswet vooral uit naar wijzigingen met betrekking tot e-aanbesteden.

We besloten om drie artikelen te schrijven over dit onderwerp. Hiervan zijn er inmiddels twee gepubliceerd:

Deel 1: E-aanbesteden vanaf april 2016, moet kunnen !

Dit artikel bevat een overzicht van de reacties van aanbestedende diensten, inschrijvers en belangenorganisaties op de voorgestelde aanpassingen van de aanbestedingswet uit de consultatieronde. U vindt het hier.

Deel 2: E-aanbesteden vanaf april 2016 moet kunnen ? Ofwel: Iedereen haalt het eerste zwemdiploma.

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van 8 prominente leveranciers van e-aanbesteden software. Zij geven hun mening op een aantal vragen van E-proQure die zijn afgeleid uit het eerste artikel. U vindt het hier.  

Deel 3: Conclusies en aanbevelingen.

Dit artikel verschijnt eind september 2015 en zal gaan over de conclusie en aanbevelingen van E-proQure.

Wilt u reageren op de artikelen, dan kunt u dit direct in het commentaarveld onder de teksten doen.

Meer informatie over E-proQure vindt u hier.

 

Het wordt tijd voor de HBO Bachelor PSM!

Binnen het Hoger Beroeps Onderwijs is de top voor wat betreft inkooponderwijs nu de minor voor 4de jaar studenten. De ontwikkelingen in ons vakgebied vragen om een intensiever en meer gericht programma. Bovendien is een dergelijke ontwikkeling van groot belang om inkooponderwijs in het HBO te borgen en het zou een grote stimulans zijn voor de verdere ontwikkeling van praktijkonderzoek binnen lectoraten. Of de markt op studenten met een Bachelor PSM zit te wachten, weet ik nog niet? Maar soms creëert aanbod de vraag.    

Op 29 januari vierden we op de Hanzehogeschool Groningen de 10de verjaardag van het Hanze Inkoopseminar en de minor inkoopmanagement. Deze minor is een mooi programma dat inmiddels studenten uit vele verschillende opleidingen trekt en een hoge waardering krijgt. Blijkbaar zijn het onderwijsteam onder de bezielende aanvoering van Marius van der Woude en alle gastsprekers in staat om ons vak inkoop met passie over de bühne te brengen. Met als resultaat dat ruim 60% van de studenten kiest voor een eerste baan in inkoop. En oud studenten met praktijkervaring zien we inmiddels weer terug als gastdocent in de minor. 

Voor het lectoraat inkoopmanagement is deze ontwikkeling van groot belang. Onze opdracht is immers om praktijkonderzoek te doen samen met studenten en docenten. En dan is het wel handig als die studenten inkooponderwijs krijgen. Aangezien er binnen de Hanzehogeschool Groningen geen School of Purchasing and Supply Management was (en is) ben ik bij de start van het lectoraat in 2008 direct op zoek gegaan naar de verbindingen met het onderwijs. De minor inkoopmanagement was er al en had ook toen al een goede reputatie. Maar verder werd toen alleen binnen de opleiding Technische Bedrijfskunde serieus aandacht aan het vak inkoop besteed. Vanuit het lectoraat hebben we daarom ook werk gemaakt van het ontwikkelen van inkooponderwijs. Het resultaat is, dat binnen de opleiding Management Economie en Recht er nu een leerlijn supply management is, de minor inkoopmanagement een variant voor deeltijd studenten heeft gekregen, de minor duurzame bedrijfsvoering, op het raakvlak van inkoop en mvo is ontwikkeld en een Engelstalige minor PSM klaar is en aangeboden kan worden.

Het wordt echter tijd voor de volgende stap! Al een aantal jaren wordt op verschillende podia betoogd dat het vak inkoop zich verder moet ontwikkelen wil het niet een vak in de marge worden (of blijven o je wilt). Arjan van Weele vatte het treffend samen tijdens zijn inleiding voor de Educators Conference op Ipsera 2015 in Amsterdam: De ontwikkeling van het vakgebied staat op een kruispunt. Zijn inkopers in staat integraal vanuit demand naar supply te kijken, de discussie met collega’s  te voeren over het creëren van waarde en dit begrip concreet te maken en te laden met feiten? Of blijven inkopers zich concentreren op kosten en risico’s waardoor ze niet voor het echte spel binnen organisaties worden uitgenodigd? Ook vanuit de posities van het inkooponderwijs in het HBO is het nu zaak dit te borgen door een volgende stap te zetten. Minoren zijn een goede aanloop, maar zeker geen garantie voor inkooponderwijs in het HBO over zeg 5 of 10 jaren. We moeten verder ontwikkelen naar een onomkeerbare en zichtbare verankering in het HBO. Dat kan door de opleiding van inkoopprofessionals voor de beroepspraktijk, de kerntaak van het HBO, naar de volgende fase te brengen.  

Hans Dussel (Hoofd Concern Inkoop gemeente Amsterdam) poneerde voor de paneldiscussie tijdens het Hanze Inkoopseminar de stelling “Inkoop is een mooi vak, maar een bijvak”. Wat mij betreft wordt het “Inkoop is een mooi vak en goed opgeleide inkopers laten zien wat het vak de maatschappij kan bieden”. Die inkopers gaan we in de toekomst opleiden in de School of Purchasing and Supply Management. 

Gert Walhof, Lector Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

Deze tekst werd als bijdrage in de column From Science gepubliceerd in het inkoopvakblad Deal! 3 - 2015

E-aanbesteden en de nieuwe Aanbestedingswet 2016 - wachten is geen optie !

In  de toelichting op het Wetsvoorstel Aanbestedingswet 2016 staat “De aanbestedingsrichtlijnen verplichten tot elektronisch aanbesteden. Elektronisch aanbesteden scheelt ondernemers, aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven tijd en geld en draagt bij aan het verminderen van administratieve lasten”. Verwacht wordt dat per 18 april 2016 alle aanbestedingen boven de drempel geheel elektronisch moeten verlopen. Dat is een goede zaak! Want we weten al langere tijd, dat E-aanbesteden meerdere voordelen biedt.. De efficiency neemt toe door kortere doorlooptijd voor een aanbesteding en het gebruik van best practices in de vorm van templates. Bovendien levert E-aanbesteden een schat aan managementinformatie op en maakt het processen, zowel binnen de publieke organisatie als tussen de publieke organisatie en leveranciers een stuk transparanter.

Maar wat als een aanbestedende dienst nog niet besloten heeft om E-aanbesteden te gaan implementeren? Uit onderzoek [i] in 2014 leerden we dat 2/3 van de publieke organisaties E-aanbesteden nog niet had geïmplementeerd. Datzelfde onderzoek wijst ook uit dat organisaties, die e-Aanbesteden wel hebben ingevoerd, minimaal 6 maanden nodig hebben om e-Aanbesteden in te voeren. Met de invoering van e-Aanbesteden wordt ook  een cultuuromslag ingezet en een dergelijke verandering heeft tijd nodig. Aanbestedende diensten of speciale sectorbedrijven die  E-aanbesteden nog moeten  gaan implementeren  kunnen nu al een planning gaan maken met als mijlpaal 16 april 2016. Er is  nu nog  tijd !

Dia blog E aanbesteden start nu 20150408 copy copy

Te lang wachten met de invoering van E-aanbesteden kost een aanbestedende dienst  2 x geld. In de eerste plaats omdat de voordelen van E-aanbesteden niet worden genoten en in de tweede plaats omdat de implementatiekosten van E-aanbesteden sterk zullen stijgen naarmate een organisatie korter voor april 2016 start met de implementatie.

Het advies is daarom simpel: wacht niet, begin nu met de voorbereiding van E-aanbesteden en start met het maken van een projectvoorstel en  business case. Zorg dat de voorbereidingen voor de zomervakantie zijn afgerond. Dan start na de vakantie op basis van een gedegen voorbereiding de uitvoering.

Antoinette Vriend en Gert Walhof

InkoopAcademie biedt op 19 mei as een workshop E-aanbesteden aan. Tijdens deze workshop, die wordt uitgevoerd door Antoinette Vriend en Gert Walhof, worden alle aspecten van de business case behandeld en krijgt u praktische tips. Zo maakt u een vliegende start! Meer informatie vindt u op: http://ow.ly/LlxbL

 


[i] E-aanbesteden nog in de kinderschoenen, E-proQure, 2014.

Inkopers hebben de business in het vizier!

In 2009 was Gerco Rietveld gastspreker tijdens het 5de Hanze Inkoopseminar. Zijn presentatie ging over klassieke inkoop versus business gedreven inkoop. Op 29 januari 2015 werd het 10de Hanze Inkoopseminar georganiseerd. Waar iedereen het over eens was: inkoop is business gedreven of out of business.

Het tweede lustrum van het Hanze Inkoopseminar werd bescheiden gevierd. Het programma werd uitgebreid met een zestal workshops in de ochtend, er werd afgesloten met een paneldiscussie en na afloop was er live muziek bij de borrel. Het thema “Back to the Future” leende zich prima om terug en vooruit te kijken naar inkoop en inkooponderwijs.

Afgelopen weekend bekeek ik de uitkomsten uit alle workshops, de presentaties van de gastsprekers, een aantal posters van studenten en het resultaat van de paneldiscussie. Je bent op zoek naar de verschillen of unieke uitspraken. En die waren er ook. Maar wat mij trof, was dat iedereen het over één ding roerend eens was. Inkoop is business gedreven of out of business.

In 2009 presenteerde Gerco Rietveld de aanleiding voor zijn boek “Inkoop, een nieuw paradigma”. Hij stelde dat inkoop een verkeerd perspectief had. Inkoop ontleende haar bestaansrecht aan “ik bespaar dus ik besta”. Deze aanpak zou er toe leiden dat de organisatie werd opgezadeld met zwakke leveranciers en slechte producten. Zo was inkoop zelf bezig de ontwikkeling van de functie tegen te werken. Gerco stelde twee belangrijk wijzigingen voor: focus op kwaliteit in plaats van op kosten en focus op de business en business impact in plaats van focus op het bestuur en financiële impact.

De workshops tijdens het 10de Hanze Inkoopseminar hadden verschillende onderwerpen. Zowel vanuit inkoop in de private- als publieke sector werd de vraagstelling besproken. Opvallend was dat uit alle workshops als belangrijke ontwikkeling op het vakgebied terug kwam, dat inkoop moet werken en alleen kan ontwikkelen als functie vanuit focus op de business.  Daarbij kreeg de focus op kwaliteit een vertaling naar (maatschappelijke) waarde en worden leveranciers uitgenodigd om innovatieve oplossingen aan te dragen voor de uitdagingen waar de inkopende organisaties voor staan.

Ook de gastsprekers Peter Smit (Lely Industries) en Hans Dussel (Gemeente Amsterdam) ondersteunden business gedreven inkoop. Peter gaf aan dat het boek van Gerco voor hem een belangrijke inspiratiebron is. Hans presenteerde hoe hij met zijn team bezig is inkoop als business partner te positioneren en inkoop in de business te organiseren. Belangrijkste doel: maximale maatschappelijke waarde voor de burgers van de stad.

Als je bovenstaande leest kun je tot de conclusie komen dat de missie van Gerco Rietveld geslaagd is. De paradigma shift is in volle gang, in de publieke- en de private sector. Ik ben benieuwd hoe hij daar zelf over denkt?

Meer informatie over het 10de Hanze Inkoopseminar vindt u op www.hanze.nl/inkoopseminar

Gert Walhof

Lector inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen en zelfstandig inkoopadviseur.

Reactie:

“Gaaf. Inkoop is zijn nieuwe toekomst aan het vinden. Allerlei recente onderzoeken laten ook zien dat business alignment inkoop's grote droom is. Mooi dat dit ook zo duidelijk werd tijdens het Hanze inkoopseminar."

 Hartelijke groet, Gerco

Eerst denken, dan doen?

Steeds vaker lees ik dat een ondernemende houding van medewerkers meer dan op prijs wordt gesteld. Sterker nog, het wordt een belangrijke eigenschap voor succes en carrière.  Mijn oproep is daarom: neem initiatief en wordt intrapreneur!

Voor inkopers in de publieke sector is het van groot belang om initiatieven te nemen. Het is goed voor jezelf en voor de positionering van inkoop binnen en buiten jouw organisatie. Maar  wordt geen avonturier. Dat kan best spannend zijn, maar is iets voor je vrije tijd. Een intrapreneur neemt initiatief en heeft een plan. De voorwaarden voor succes.

Een aantrekkelijk aandachtsgebied om nieuwe initiatieven te ontplooien is E-procurement. Uiteraard weet jij het beste waar de kansen binnen jouw organisatie liggen. Als E-aanbesteden nog in de kinderschoenen staat, liggen er gouden kansen voor een succesvol initiatief. Ik leg het graag uit.

Intrapreneurs, waardevol voor iedere organisatie.

Een intrapreneur is iemand die zich binnen een organisatie ondernemend gedraagt. Medewerkers die dit kunnen en leuk vinden hebben een streepje voor. Ze worden voor organisaties steeds belangrijker. Door de dynamiek buiten en binnen organisaties, is  vernieuwing en verbetering niet alleen een zaak van directie of stafafdelingen. Alle medewerkers van een organisatie pikken signalen over nieuwe ontwikkelingen op. Bij klanten, leveranciers, binnen beroepsverenigingen, uit onderzoek, de inspiratiebronnen zijn zeer divers. Alleen door iedereen in te zetten voor vernieuwing en verbetering kan een organisatie succesvol zijn en blijven. En dat vraagt om ruimte en waardering voor het nemen van initiatief en om intrapreneurs.

E-procurement biedt kansen.

Om het inkoopproces te professionaliseren  en de prestaties te verbeteren zijn goede tools en betrouwbare informatie erg belangrijk. Het afgelopen decennium heeft E-procurement een snelle ontwikkeling door gemaakt. De beschikbare software sluit steeds beter aan op de behoeften van inkopers, de software is gebruiksvriendelijker en goedkoper geworden en misschien wel het belangrijkste, resultaten uit de praktijk tonen aan dat investeringen in E-procurement direct bijdragen aan het inkoopresultaat en daarmee het resultaat van de organisatie.

Het blijkt bijvoorbeeld dat door de inzet van E-aanbesteden, een onderdeel van E-procurement, de doorlooptijd van aanbestedingen bijna met de helft kan worden ingekort. Maar ook dat de tijd van de inkopers gericht wordt ingezet op de inhoud in plaats van op alle administratieve aspecten. En de beschikbaarheid en kwaliteit van stuurinformatie neemt toe. Ook  leveranciers zijn er bij gebaat:  minder inspanningen en meer tijd voor een goede aanbieding. De basis voor betere inkoopresultaten en voor meer plezier bij het uitoefenen van het inkoopvak.  

Tijd voor initiatief.

Tijdens de Dag van het Elektronisch Aanbesteden 2014 deelde een inkoper, werkzaam bij een gemeente, zijn eerste ervaringen met E-aanbesteden. Er was binnen deze gemeente niet echt nagedacht over een plan en doelstellingen. De software, die gratis beschikbaar was, werd gekozen en men ging van start. Toen had deze inkoper nog het gevoel samen met zijn collega’s aan het avontuur begonnen te zijn. Maar een aantal maanden later bleek hij alleen met E-aanbesteden bezig te zijn: “We waren samen vertrokken op ons schip, maar toen ik na een paar maanden rond keek, zat ik alleen in een roeiboot zonder land in zicht”. Toen trok hij de conclusie dat deze aanpak zonder plan niet zou gaan werken. Terug naar af en opnieuw beginnen.

E-aanbesteden: de gouden kans.

Als bij jouw organisatie E-aanbesteden nog in de kinderschoenen staat , dan is nu het moment om het initiatief te nemen om dit verder te ontwikkelen en operationeel te maken. Immers, de behaalde resultaten zijn aansprekend, de software van verschillende aanbieders is beschikbaar en een workshop om te leren een business case te maken ook. Een succesvolle start van E-aanbesteden is ook de opmaat naar het volgende onderdeel van E-procurement. Bovendien wordt jouw initiatief nu gewaardeerd, terwijl als je wacht tot E-aanbesteden in de nieuwe Aanbestedingswet (april 2016) wordt opgenomen, het een verplichting is en een initiatief averechts zal werken.

Maak daarom nu werk van E-aanbesteden. Het brengt resultaten die investeringen laten renderen, helpt de positie van inkoop binnen jouw organisatie te verstevigen, is leuk om te doen en levert jou waardering op.   

Vanaf 12 februari start de workshop e-Aanbesteden. In deze praktische workshop bouwt u uw eigen Business Case voor e-aanbesteden met concrete handvatten om de overstap naar e-aanbesteden succesvol te maken. De opstap  die U nodig heeft ! De workshop wordt georganiseerd door InkoopAcademie en uitgevoerd door Antoinette Vriend (E-proQure) en Gert Walhof (gertwalhofadvies).

Een e-Procurement project kan niet zonder Business Case !

Bij meer dan 70% van alle projecten worden de vooraf vastgestelde doelstellingen niet gerealiseerd. De begroting of doorlooptijd wordt overschreden, of de geleverde kwaliteit is onder de maat. Voor e-Procurement -projecten is dit niet anders. Door doelstellingen, risico’s en randvoorwaarden met elkaar te verbinden en te overwegen, wordt de basis gelegd voor een succesvol e-Procurement project. Dè manier om dit dit doen is door het opstellen van een Business Case. In deze blog leest u waarom een e-Procurement Business Case zo belangrijk is!

1. Een Business Case vormt de basis voor een onderbouwde investeringsbeslissing

E-Procurement-projecten komen niet uit de lucht vallen, er moet binnen de organisatie een zekere noodzaak zijn om te starten. De Business Case beschrijft het bestaansrecht van een project in termen van rendement en voordeel voor de business. De kunst van de Business Case is om zeer zorgvuldig de kosten en nadelen van de huidige werkwijze tegen de baten van de verbeterde werkwijze te zetten. Het is lang niet altijd even makkelijk om deze baten goed in beeld te brengen. Indien u bijvoorbeeld de aanschaf van een e-Procurement systeem overweegt, dan is niet altijd duidelijk hoe voordelen zoals efficiency, verbetering van de compliancy en meer transparantie vertaald worden naar meetbare baten. Toch is de uitdaging bij het maken van een Business Case juist om ook abstracte voordelen op een  concrete wijze zichtbaar te maken. Door expliciete en onomstreden aannames te formuleren, wordt het mogelijk de bijdrage aan de business doelstellingen van de voorgestelde investering inzichtelijk te maken.

2. Een Business Case helpt bij het maken van de juiste keuzes

Voor aanvang van een e-Procurement project zijn het maken van de juiste keuzes niet alleen het belangrijkst maar vaak ook het moeilijkst. Bijvoorbeeld:

  •    Wie worden er betrokken bij het project (besluitvorming/expertise)?
  •    Welke processen en activiteiten vallen binnen de scope (multidisciplinair)?
  •    Welke scenario's worden uitgewerkt (ongewijzigd beleid versus alternatieven)?
  •    Welke project- en verandermanagement methoden worden gehanteerd?

De  keuzes moeten leiden tot een Business Case met SMART doelstellingen, die de goedkeuring  heeft  en actief ondersteund wordt door het   management. Voorzien van heldere mijlpalen en een transparante planning en  werkwijze. Met daarin risico's (weerstanden, externe afhankelijkheden) die in beeld zijn en adequaat worden beheerst. Dit om inzicht te geven in wat de impact op de organisatie is  bij realisatie van het project.

3. Een Business Case is een stuurinstrument voor selectie en implementatie

De Business Case is er niet alleen voor het nemen van de investeringsbeslissing. Het is ook de basis voor de implementatie en wordt continu gebruikt om de voortgang van het project te meten en te evalueren. Zo is er steeds actueel inzicht  of er voldoende voortgang wordt geboekt  en of de belangrijkste doelstellingen van de organisatie worden gerealiseerd.

Bij tussentijdse  evaluaties let men onder andere op de volgende punten:

  • Levert het project nog steeds waar voor zijn geld?
  • Is het project nog steeds gerechtvaardigd in relatie tot de bijdrage aan de doelstellingen?
  • Wordt nog steeds aan de randvoorwaarden voldaan om de doelstellingen te bereiken?
  • De e-Procurement Business Case vormt de belangrijkste set informatie op basis waarvan gedurende de gehele levensloop, vanaf start tot en met ingebruikname, beslissingen worden genomen. Bij een groot e-Procurement traject, dat alle geledingen van de organisatie bestrijkt, moet veel energie worden gestoken in het opstellen en goedkeuren van een valide Business Case. Bij kleinere e-Procurement trajecten, waar maar een deel van de organisatie bij is betrokken, kan worden volstaan met een compactere Business Case.

    Vanaf 4 februari start de workshop e-Aanbesteden. In deze praktische workshop bouwt u uw eigen Business Case voor e-aanbesteden met concrete handvatten voor hoe de overstap naar e-aanbesteden succesvol te maken. De opstap  die U nodig heeft ! De workshop wordt georganiseerd door InkoopAcademie en uitgevoerd door Antoinette Vriend (E-proQure) en Gert Walhof (gertwalhofadvies).

     

     

    Workshop “De verbinding in het sociale domein” 11 december 2014

    De transitie van het zorgstelsel, we zitten er midden in. De gezondheidszorg moet beter, maar er mag niet meer geld aan worden besteed. De vraag neemt nog steeds toe. Vergrijzing en nieuwe medische- en technologische ontwikkelingen zijn hier debet aan.

    Er zijn een aantal fundamentele wijzigingen nodig. De basis bestaat uit: Participatie (burgers aan het stuur), Professionele ondersteuning dichtbij de burger, Lokaal bestuur voert de regie. Over nut en noodzaak lijkt consensus.

    Om deze wijzigingen door te voeren, is transitie slechts de eerste stap. Alle spelers (burgers – zorgaanbieders – gemeenten) moeten in hun nieuwe rol groeien en zoeken naar vormen van samenwerking. Die samenwerking is hard nodig om te komen tot innovatie. Innovatie die het fundament sterker maakt en de doelstellingen helpt realiseren.

    Het afgelopen jaar hebben gemeenten zich ingewerkt in de nieuwe rol als regisseur. Zorgaanbieders zijn zich gaan beraden op welke cliënten ze het beste kunnen bedienen en welke contracten daarvoor moeten worden gesloten. En de burger is in verwarring en hoopt er het beste van. De landelijke- en lokale politiek, de transitie autoriteiten, de branche- en belangenorganisaties hadden natuurlijk ook een mening. Daar hebben we al veel van gehoord. De transitie- en transformatie opdracht is al moeilijk genoeg. En in een omgeving met een dergelijke dynamiek bijna “mission impossible?”.

    Kim Schofaerts, Jan van der Ploeg en Gert Walhof vragen zich af hoe de transformatie aan te pakken met als doel innovatie. Want innovatie wordt van groot belang voor het slagen van de aanpak en het verwachte resultaat. Ze hebben de overtuiging dat het kan, maar dan moeten  er samenwerkingsvormen gevonden worden om innovatie te ontwikkelen en de voorwaarden moeten zijn ingevuld. Burgers, zorgaanbieders en gemeenten moeten direct betrokken worden. Een andere weg is er niet!

    Voordat ze hun ideeën verder uitwerken gaan ze eerst in gesprek. Tijdens de workshop “De verbinding in het sociale domein” op 11 december 2014 treffen ze vertegenwoordigers van burgers, medewerkers van zorgorganisaties en inkopers uit gemeenten.

    Wordt vervolgd!

    Gert Walhof

    Zelfstandig inkoopadviseur en lector inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

     

     

    Workshop E-aanbesteden door Antoinette Vriend en Gert Walhof

    Persbericht

    InkoopAcademie sluit partnerovereenkomst met E-proQure

    InkoopAcademie en E-proQure, onafhankelijk kenniscentrum voor e-Procurement, hebben  een partnerovereenkomst  gesloten. Vanuit dat partnership gaan Antoinette Vriend (E-proQure) en Gert Walhof (gertwalhofadvies) bij InkoopAcademie een aantal workshops en trainingen op het gebied van e-Procurement ontwikkelen en uitvoeren, te beginnen met de workshop E-aanbesteden (business case in één dag). De eerste workshops staan gepland in februari en maart 2015 in zowel Hilversum als Den Haag. Deelnemers kunnen zich nu al inschrijven op inkoopacademie.nl .

    Aanleiding voor de workshop E-aanbesteden  vormt het onderzoek “E-aanbesteden in Nederland: de tijd dringt” dat E-proQure, in samenwerking met het Lectoraat Inkoopmanagement van de Hanzehogeschool Groningen heeft uitgevoerd. Daaruit blijkt dat veel  aanbestedende diensten nog niet klaar zijn voor E-aanbesteden. Volledig digitaal aanbesteden wordt immers vanaf 18 april 2016 verplicht voor Europese aanbestedingen. Zoals op dinsdag 25 november op "De dag van het Elektronisch Aanbesteden” door Antoinette en Gert in een presentatie werd toegelicht, genieten aanbestedende diensten, die E-aanbesteden hebben geïmplementeerd, veel voordelen. Een praktische workshop, waarbij naast het bouwen van een business case voor E-aanbesteden vooral aandacht is voor concrete handvatten hoe de overstap naar E-aanbesteden succesvol  te maken , kan net die opstap zijn die men nodig heeft. 

    Vanuit het perspectief van InkoopAcademie, waar inkopen met business focus en het emotionaliseren van het inkoopvak uitgangspunten zijn, zorgt E-aanbesteden ervoor dat de primaire aandacht uit kan gaan naar de inhoud: de te bereiken resultaten en de daarvoor benodigde samenwerking tussen aanbesteders en inschrijvers. 

    Over Inkoopacademie en E-proQure

    InkoopAcademie is verzorgt opleidingen met businessfocus. Voor inkopers en niet-inkopers uit zowel de profit als de not-for-profit sector. Hierbij staan het realiseren van klanttevredenheid en het behalen van de bedrijfsdoelstellingen centraal; inkoop moet bijdragen aan het bestaansrecht van de organisatie!

    E-proQure is een onderdeel van Omnifocus Business Solutions B.V., gericht op het bevorderen van inkoopprofessionalisering door inzet van e-Procurement. E-proQure helpt bedrijven en overheden bij het succesvol doorlopen van de verschillende fasen van een e-procurement traject via training/coaching, consultancy en projectmanagement. Voor meer informatie zie: www.e-proqure.nl

     

     

    Continuing Personal Development begint in het onderwijs!

    NEVI CPD heeft de afgelopen jaren steeds een bijdrage geleverd  aan verbinding, verbreding, verdieping en innovatie binnen Purchasing & Supply Management. De senior purchasing & supply management professionals die lid zijn van Nevi CPD vullen dit op een geheel eigen wijze in. De kennis en ervaring van deze professionals kan een grote stimulans zijn voor de studenten in het Hoger Beroepsonderwijs (HBO) zijn om te kiezen voor “van beroep inkoper”.  Een pleidooi voor een intensieve samenwerking tussen de professionals lid van Nevi CPD en het HBO inkooponderwijs.   

    Hogescholen

    Hogescholen leiden op voor een beroep. Studenten met een bachelor diploma zijn in staat om als beginnend professional aan de slag te gaan bij bedrijven en instellingen. Hogescholen verzorgen hoger beroepsonderwijs en praktijkgericht onderzoek.  Sinds 2001 hebben lectoraten hun intrede gedaan om praktijkgericht onderzoek structureel vorm te geven. Met op onderzoek gebaseerd onderwijs, is een extra brug gevormd naar de beroepspraktijk. Deze beroepspraktijk verwacht van professionals dat ze kritisch, creatief en innovatief zijn. De student wordt opgeleid om vragen vanuit de praktijk te vertalen in onderzoek en met de resultaten verdieping te geven aan die praktijk. En de student wordt geleerd de aangetroffen praktijk te innoveren door inzichten van onderwijs en onderzoek daarin te implementeren.

    Het opleiden van de professional van 2023

    Informatie is de katalysator  en vaak de bron voor nieuwe ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen hebben steeds opnieuw invloed op het economisch landschap. Dit vraagt continu om de ontwikkeling van vakmanschap en ondernemerschap. Daar waar vraag- en toeleveringsketens complex zijn en de hele wereld over lijken te gaan, vervagen grenzen tussen vakdisciplines, beroepen en kennisdomeinen. Alles lijkt vloeibaar, steeds in beweging. Dit raakt natuurlijk ook bedrijven en instellingen. De positie en het netwerk van bedrijven en instellingen vraagt steeds om aandacht. Waar staan we nu, waar willen we naar toe, welke innovaties kunnen we ontwikkelen en wat brengt dat?

    Voor de professionals betekent dit in essentie dat ze zelf de grenzen van het hun werkveld op het netvlies moeten hebben en de regie moeten voeren over hun persoonlijke ontwikkeling. Belangrijke invloed daarop hebben de toenemende multidisciplinariteit van het werkveld, de vraag om flexibiliteit, de brede beschikbaarheid van kennis waardoor het steeds lastiger wordt te bepalen welke relevant is en steeds meer flexibele banen.  

    Bij het opleiden van de professionals van de toekomst blijft theoretische kennis van groot belang. Maar wel in voortdurende wisselwerking met inzicht vanuit praktijkervaring. Door onderzoek zijn hogescholen in staat de afstand tussen onderwijs en praktijk te overbruggen en onderzoeksresultaten stelt ze in staat het onderwijs te vernieuwen.  

    De praktijk in het hoger onderwijs

    Er is de afgelopen jaren steeds meer interactie gekomen tussen het beroepsonderwijs en de beroepspraktijk. Deze beroepspraktijk komen we op hogescholen in vele gedaanten tegen. Uiteraard bij stages, praktijkopdrachten en afstudeerprojecten, als partners bij innovatieve onderzoeksprojecten, bij gastcolleges en in werkveldadviescommissies.

    Het inkooponderwijs op hogescholen wordt steeds populairder. Steeds meer studenten maakt hier gebruik van en raakt enthousiast voor het vak. Dit inkooponderwijs kent vele gedaanten. Bijvoorbeeld op de Hanzehogeschool Groningen krijgen studenten facility management in het tweede jaar een kwartaal een introductie op inkopen en aanbesteden, leren studenten small business en retail management in het derde jaar in een aantal lessen wat inkoop is, is er een leerlijn supply chain management voor de studenten management economie en recht en kunnen alle studenten in het vierde jaar kiezen voor de minoren inkoopmanagement of duurzame bedrijfsvoering. Enthousiaste docenten en de lector zijn dagelijks bezig om dit inkooponderwijs verder te ontwikkelen. Er is veel bereikt, maar de vraag die we elkaar regelmatig stellen is het inkooponderwijs geborgd en onomkeerbaar verankerd in de opleidingen? Dat moet nog steviger en ook daar hebben we de professionals uit de praktijk bij nodig.

    Een aantrekkelijk beroepsperspectief

    Het vak en het wetenschappelijk onderzoek hebben de afgelopen twee decennia een geweldige ontwikkeling door gemaakt. De inkoopfunctie wordt binnen bedrijven en instellingen herkend en de bijdrage aan de resultaten van de organisatie steeds beter zichtbaar. Dit betekent ook dat inkoop steeds nadrukkelijker aangesproken wordt om de toegevoegde waarde verder te ontwikkelen. Dat vraagt professionals die meer bieden dan inkoop vakmanschap. De beroepsprofielen van de Nevi geven een goed inzicht wat inkopers vandaag moeten “kennen en kunnen”.  Deze dynamiek en de vraag naar actuele inkoopprofessionaliteit in zowel de private- als publieke sector is belangrijk voor studenten.

    Maar inkoop zal zich moeten blijven ontwikkelen en het inkooponderwijs zal daarop moeten participeren. De thema’s en resultaten van wetenschappelijk onderzoek zijn daarbij richtinggevend. Maar belangrijker is de richting in het werkveld en daarbinnen de professionals, die dagelijks bezig zijn inkoop- en supply management vorm te geven, ons wijzen.

    Pleidooi

    Nevi CPD bestaat 10 jaar en dat is een felicitatie waard. Ik wil Nevi CPD uitdagen om in de toekomst de verbinding met het HBO inkooponderwijs te verstevigen en een actieve bijdrage te leveren aan de ontwikkelingen van dit onderwijs. Het bieden van mogelijkheden aan studenten om praktijkervaring op doen blijft van groot belang en ook kunnen we samen nieuwe vormen ontwikkelen. Waar we een grote stap kunnen maken, is bij de inhoud van het inkooponderwijs . Daar moeten professionals veel nadrukkelijker hun stem laten horen en Nevi CPD moet hierbij de organisator zijn en zo een spreekbuis  vormen. Dit zal leiden tot inkooponderwijs dat actueel en aantrekkelijk is, dat herkenbaar en geborgd is binnen de onderwijsinstituten en dat de professionals levert waar het werkveld om vraagt.

    Gert Walhof

    Zelfstandig inkoopadviseur en Lector Inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen.

    Voor deze bijdrage aan het Jubileumboek Nevi CPD heb ik mij laten inspireren door “Het hbo en het opleiden van de professional van 2023” door Huib de Jong en Johannes Vos (SIA, 2014) en door “De positie van het HBO binnen de Nevi” door Geoffrey Hagelaar, Siep Eilander, Philip van Beek en Gert Walhof (2012).   

     

    eAanbesteden gaat sneller dan je denkt (gepubliceerd op Gemeente.nu op 27 oktober 2014)

    Het wordt verplicht, maar waarom zou je langer wachten eAanbesteden? "Alle stakeholders hebben immers voordeel bij deze volgende stap in de professionalisering van de inkoop bij overheden."

    Aan het woord is lector Inkoopmanagement Gert Walhof van de Hanzehogeschool in Groningen, tevens bestuurslid van kennisnetwerk Nevi CPD. "De tijd voor eAanbesteden dringt", concludeert Walhof na onderzoek in opdracht van E-proQure (zie bijlage).Medio 2016 is de deadline voor het eAanbesteden, in ieder geval. Dan moeten de bepalingen uit de laatste  Europese richtlijnen zijn opgenomen in de nationale Aanbestedingswet. Toch zijn er nu al voordelen van het digitaliseren van het proces te noemen."Ik zou het niet doen slechts omdat het straks verplicht is", zegt de lector. "Dan doe je dit omdat het moet terwijl de voordelen per direct te incasseren zijn" Zonde als je niet alles er uit haalt,  vindt Walhof.

    Wat laat je op die manier liggen?
    " De voordelen van eAanbesteden zijn aantoonbaar: efficiency, foutenreductie, transparantie, betere stuurinformatie en lastenverlichting voor leveranciers

    Moet de inkoper het initiatief nemen?
    "Ja. Het gaat immers om slimmer en efficiënter werken. Als je daar kansen toe ziet, moet je er mee aan de slag. En het biedt een prima basis voor verdieping. Door eAanbesteden krijg je een veel betere relatie met je interne collega's. Want je kunt je concentreren op de inhoud van je vak bezig en niet met administratieve zaken. De resultaten kan je vervolgens weer zichtbaar maken in je organisatie. Zo zet je inkoop op de kaart.

    Dus ook de leveranciers hebben hier baat bij.
    "Het proces wordt transparanter. Het is beter te volgen, bijvoorbeeld voor het midden- en kleinbedrijf. Bovendien nemen ook hier de administratieve lasten af

    En die andere stakeholders?
    "Ook voor de politiek is meer transparantie welkom. De gemeentesecretaris zal de betere stuurinformatie en efficiency toejuichen. Inkopers werken aan het beter uitoefenen van hun vak. Ze kunnen zich concentreren op de inhoud. Alle stakeholders hebben voordeel bij deze volgende stap in de professionalisering van de inkoop."

    Bij maar liefst 65% van de organisaties is e-aanbesteden nog niet geïmplementeerd. 61% heeft nog geen besluit genomen over implementatie en bij 22% wordt het zelfs niet overwogen.

    Waarom zijn er nog zo veel gemeenten die op dit gebied geen stappen zetten, zoals blijkt uit het onderzoek?
    "De transities binnen het sociaal domein krijgen dit jaar een grotere prioriteit. Ook binnen de bredere digitaliseringsagenda van de overheid krijgt eAanbesteden geen grote prioriteit. Terwijl het een belangrijker driver is voor professionalisering. Verder mogen inkopers best zelf het  initiatief nemen en gemeente secretarissen moeten zich meer bewust zijn van de voordelen. De digitale overheid moet immers ook in 2017 een feit zijn.

    Toch het is het weer een hele klus extra.
    "Nou, dat valt dus wel mee. Er is nogal een discrepantie tussen de verwachting dat het een of twee jaar duurt voordat je dit voor elkaar hebt en de werkelijke tijd die het meestal kost in de praktijk. De werkelijke doorlooptijd is relatief kort, meestal zes maanden volgens de ondervraagden die al hebben geïmplementeerd.

    Zijn er nog andere hobbels te nemen?
    "Zie het als een project inclusief de organisatie met een stuurgroep. Het is een investering, maar die betaalt zich wel weer terug. Het vraagt ook om bewustwording van het management voor de kracht van inkoopautomatisering. En vanaf volgend jaar wordt ruim 60% van de gemeentelijke begroting ingekocht! Verder is de software verbeterd, het aanbod toegenomen en is deze relatief gezien goedkoper geworden. Er is dus genoeg beschikbaar voor een positieve business case.

    Nog een laatste argument om aan de bak te gaan dan?
    "Wat dat betreft is het interessant te melden dat in Portugal en België al onderzoek is gedaan naar de voordelen en die bleken er daadwerkelijk te zijn. Minder procesfouten. Minder kosten, ook voor leveranciers. Meer transparantie. Dat blijkt ook echt het geval te zijn."

    De Dag van het Elektronisch Aanbesteden:

    Walhof geeft samen met Antoinette Vriend (E-proQure) tijdens deze dag (25 november) graag nadere tekst en uitleg over het onderzoek en de redenen om eAanbesteden te omarmen.

    door Nico van Wijk (redacteur Gemeente.nu) 27 okt 2014

     

     

     

    Prijs is wat je betaalt, waarde is wat je krijgt

    Zowel inkopers als marketeers hebben de mond vol van ‘waarde’. Is best value een hype onder inkopers, marketeers zijn druk in de weer met value based marketing. Marketeers en inkopers schoven met elkaar aan tafel en verkenden het waardebegrip. Vooralsnog bestaat nog veel onbekendheid met elkaars werelden. Kraljic en Rietveld, wie zijn dat?

    Onder de titel ‘Samen méér waarde creëren’ organiseerden NEVI-CPD en NIMA-B2B recent drie discussiesessies met senior inkopers en marketeers. ‘CPD’ staat voor Continuing Personal Development. NIMA B2B is het platform van het Nederlands Instituut voor Marketing (NIMA) voor senior professionals die zoeken naar optimalisering van business to business marketing. Expliciet nadenken over waarde is relatief nieuw. Inkopers waren lange tijd vooral bezig om ervoor te zorgen dat de juiste producten op het goede moment intern beschikbaar kwamen. Verder werd voornamelijk vanuit een kostenoogpunt gedacht en over prijs onderhandeld. Marketeers hadden te maken met gereguleerde markten, gecontroleerde distributiekanalen en beperkte productiemogelijkheden. Ze dachten na over merkentrouw en herhalingsaankopen, maar niet expliciet over waarde.

    Kraljic: wat is dat?

    Vanaf de eerste bijeenkomst is het gesprek geanimeerd. De marketeers maken duidelijk dat ze inkoop als één van de stakeholders zien binnen de klantorganisatie. De associatie van inkopers met onderhandelingen over prijzen en condities wordt een aantal keren gemaakt. De inkopers geven aan dat zij voor leveranciers ook de functie van poortwachter willen vervullen: toegang bieden tot de organisatie, zodat de kwaliteiten van de leverancier in kaart kunnen worden gebracht en met de verantwoordelijke collega’s op waarde kunnen worden geschat. Uiteraard komt de portfoliomatrix van Kraljic aan de orde en de indeling van Rietveld naar leveranciers waar een organisatie grip op wil hebben of groei mee wil ontwikkelen. Opvallend is dat hun gedachtegoed voor de meeste marketeers nieuw is.

    Geen uniforme definitie

    De waarde van een product wordt wel gedefinieerd als gepercipieerde voordelen minus de aanschafprijs en minus de kosten van gebruik of bezit. Maar niet alleen de waarde van een product speelt een rol bij de leverancierskeuze. Ook bijvoorbeeld de reputatie van een leverancier, de innovatieve capaciteit en de vestigingsplaats kunnen een rol spelen bij het bepalen van de waarde. Waarde kan ook opgeknipt worden in klantwaarde, maatschappelijke waarde en aandeelhouderswaarde. Een eenduidige definitie is niet voorhanden of het moet die zijn van Warren Buffet:  Price is what you pay, value is what you get. Waarde is een begrip dat op vele manieren wordt geïnterpreteerd. Niet alleen tussen klant en leverancier, maar ook binnen een en dezelfde organisatie. Als voorbeeld komt de leaseauto op tafel. Binnen een organisatie denken finance, inkoop, HRM en de gebruiker vaak heel verschillend over een leaseauto als het om waarde gaat. Soms levert dat zelfs conflicten op. En in een pure commodity markt? Daar gaat het toch vooral om prijs! Conclusie is dat het de kunst is om waarde te laten definiëren door degene die het ervaart.

    Value based marketing

    Het is niet effectief om met iedere leverancier te bouwen aan een intensieve en duurzame relatie. Zowel de inkopers als marketeers gebruiken segmentatiemodellen om te bepalen welke leveranciers/klanten hiervoor potentieel interessant zijn. De marketeers presenteren value based marketing&sales, een methode om samen met de klant te ontdekken waar de focus ligt. Is dat prijs? Is dat total cost of ownership of waarde voor de business? Dit inzicht dient als basis om in gesprek te komen over doelstellingen van de klant en hoe deze te realiseren. Daarna wordt samen onderzocht of de leverancier al specifieke oplossingen voor de vraag van de klant heeft ontwikkeld of bereid is hierin te investeren. Zo worden relevante waardeproposities ontwikkeld.

    Best value

    De marketeers vinden dat het ontwikkelen van een waardepropositie gedaan wordt met klanten die je al langer kent. Bij nieuwe klanten is er vaak eerst een verkenningsfase nodig om te achterhalen waar de klant naar op zoek is. Bovendien is er nog onvoldoende vertrouwen opgebouwd. De inkopers herkennen de verkenningsfase maar vinden dat het proces snel kan verlopen. Best Value komt hierbij aan de orde aan de hand van een praktijkvoorbeeld. Bij een renovatie van een gebouw is de aannemer er van uit gegaan dat leidingen door de kruipruimte kunnen worden gelegd. Deze kruipruimte staat op de tekening. In de praktijk blijkt er echter geen kruipruimte te zijn, wat leidt tot hoge extra kosten. Wie betaalt? Na discussie blijkt dat in een traditionele inkoopsituatie de rekening snel bij de klant komt te liggen. Vanuit Best Value perspectief zou de leverancier hebben moeten controleren of de tekening wel goed is en is de mening dat het risico bij de leverancier hoort. Ook niet bij de inkoper bekende leveranciers moeten bij een tender in beeld kunnen komen mits ze in staat zijn hun waarde in relatie tot het probleem aan te tonen. De marketeers geven aan dat ze gaan nadenken over hoe ze hun bedrijf en de producten kunnen positioneren als de klant de Best Value inkoopaanpak hanteert.

    Value is in the eye of the beholder

    Het inkopen en verkopen van waarde is uitdagend en complex. Vaak wordt binnen zowel de organisatie van de klant als de leverancier gewerkt met multifunctionele teams. Het is lastig om waarde te objectiveren ook al omdat de spelers binnen een team daar een eigen kijk op hebben afhankelijk van hun kennis en ervaring, de functie en de manier waarop ze beoordeeld of beloond worden. Bij de inkoop van technische materialen heeft de inkoper bijvoorbeeld een kostendoelstelling, terwijl de operations manager vooral denkt vanuit een zo hoog mogelijke beschikbaarheid.

    Waarde moet je aantonen

    Inkopers en marketeers vinden dat waarde aangetoond moet worden. Inkopers zijn van mening dat dit het beste kan gebeuren door de waarde-elementen te benoemen en in geld uit te drukken. De marketeers denken daar anders over. Zij geven aan dat reputatie, innovatiekracht, de drive om continue te verbeteren in een bestaande relatie met een klant lastig te kapitaliseren zijn, maar wel degelijk van belang zijn. De leverancier kan zijn waarde aantonen door referentiestudies uit te laten voeren en de resultaten hiervan aan de klant beschikbaar te stellen.

    Dit alles vraagt andere kennis, vaardigheden en competenties van zowel de inkopers als de marketeers. Dealmakers die alleen interesse hebben in het getekende contract om dit daarna zo snel mogelijk over de schutting te gooien naar collega’s, kunnen dit spel niet spelen. Het vraagt aan de inkoopkant om capaciteiten om het hele proces te overzien en te managen, leveranciers uit te dagen, waarde inzichtelijk te maken en collega’s te overtuigen en mee te nemen in veranderingen. Het instrumentarium dat hiervoor nu voor inkopers beschikbaar is, bijvoorbeeld voor het in kaart brengen van total cost of ownership, moet verder ontwikkeld worden. Ook bij de marketeers bestaat hieraan behoefte.  

    Het bewijs van waarde leveren

    De discussie tussen inkopers en marketeers levert niet de magische formule op voor samen meer waarde creëren. Duidelijk is echter wel dat waardecreatie vraagt om investeringen in een duurzame relatie. Vertrouwen ontstaat doordat de leverancier het bewijs van waarde levert. Bij eenmalige investeringsprojecten moet de leverancier vroeg in het ontwikkelingsproces betrokken worden. In de ontwerpfase worden immers belangrijke beslissingen genomen. Worden producten repeterend geleverd, dan vraagt de manier waarop een bestaande relatie continu verbeterd kan worden extra aandacht.

    Gert Walhof is zelfstandig adviseur, lector inkoopmanagement en bestuurslid NEVI CPD. Literatuurlijst over waarde is op aanvraag beschikbaar: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

    Noot: dit artikel is verschenen in het inkoopvakblad Deal! - september 2014

     

    A week after: De social enterprise als businesspartner van de gemeente

    Toen ik de aankondiging las van het congres “De social enterprise als businesspartner van de gemeente” viel mijn oog in de eerste plaats op de woorden businesspartner en gemeente. Ik had al meer gelezen over social enterprises (SEs), volg Social Enterprise.NL op twitter en vond dit een uitgelezen kans om er achter te komen wat ze kunnen gaan betekenen voor de inkoopfunctie bij gemeenten. Want gemeenten en business betekent in mijn woordenboek inkoop, aanbesteden en het aangaan en managen van leveranciersrelaties.

    De belangstelling voor het congres was groot en ik trof veel enthousiaste en bevlogen mensen. Social entrepeneurs, mensen werkzaam in social enterprises en mensen werkzaam bij gemeenten op zoek naar informatie en bereid om informatie te delen. Prima sfeer en een goede opbouw van het programma.

    Voor wat betreft inkopen en aanbesteden waren mijn belangrijkste take aways:

    • Er komen steeds meer SEs en hun impact wordt steeds groter. Het is niet de vraag of maar hoe vanuit de inkoopfunctie met dit fenomeen om te gaan.
    • Belangrijk wordt bij gemeenten SEs binnen het beleid een plaats te geven en vervolgens de verbinding te leggen naar het inkoop/aanbestedingsbeleid.
    • Vaak worden alle doelstellingen die publieke organisaties, ook door middel van de inkoop spend, willen realiseren, gezien als complex en lastig uit te voeren. De manier waarop de Gemeente Leiden duurzaam als noemer en katalysator gebruikt voor meerdere onderliggende doelen, biedt mogelijk een andere en in ieder geval positieve invalshoek.
    • Een belangrijke vraag is hoe maatschappelijke waarde te definiëren (balans tussen legitimiteit, effectiviteit en betrokkenheid volgens Albert Jan Kruiter) en vervolgens vorm te geven in aanbestedingen. Er zijn gelukkig al de nodige voorbeelden en ervaringen uit the UK die ons kunnen inspireren.
    • De nieuwe Europese Richtlijnen maken maatschappelijke waarde belangrijk. Aangezien nu wordt gewerkt aan het vertalen van deze richtlijnen naar nieuwe aanbestedingswetgeving (van kracht in april 2016?), is het nu de tijd voor SE.NL en iedereen die dit belangrijk vindt om zijn mening te formuleren en op de juiste plaats te laten horen. De aanbevelingen van SE.NL, die nu al beschikbaar zijn voor gemeenten, vormen een goed begin.
    • Vanuit onze beroepsgroep moeten we ook nadenken hoe SEs ruimte te geven. Omdat inkoop ons vak is en omdat het belangrijk is voor onze wereld.

    Tot slot deel ik graag mijn aantekeningen uit de plenaire presentaties hieronder. Als je dit nuttig vindt en er iets mee kunt, hoor ik het graag.

    Gert Walhof, lector inkoopmanagement en zelfstandig inkoopadviseur

    Plenaire presentaties:  

    Willemijn Verloop (initiatiefnemer Social Enterprise.NL) opende het congres. Ze benadrukte dat SE gaat over gemeenschappelijke waarde creatie in de keten met aandacht voor fair en ethisch naast de bekende financiële aspecten. SEs zijn te herkennen aan: 1. Een primair maatschappelijke missie (impact first), 2. Doel realiseren als zelfstandige onderneming (leveren dienst of product), 3. Financieel zelfvoorzienend (beperkt of niet afhankelijk van subsidies), 4. Sociaal in bedrijfsvoering (transparant, winst moet maar staat niet primair, bestuur op basis zeggenschap alle stakeholders, fair, bewust van ecologische voetafdruk).

    Willemijn stelde dat SEs nieuwe oplossingen voor bestaande problemen bieden en verwijst daarbij naar de resultaten uit de Social Enterprise Monitor 2014 (http://social-enterprise.nl/wp-content/uploads/2014/04/De-social-enterprise-monitor-2014.pdf ),  riep ze universiteiten op om meer onderzoek te doen naar ontwikkeling en nut van SEs en gemeenten vroeg ze om in het beleid actief in te spelen op de ontwikkeling van SEs onder andere door aanbestedingen zo in te richten dat SEs een kans krijgen om opdrachten te winnen.

    Marleen Damen (Wethouder Leiden) sprak vooral over het belang van SEs als het gaat om arbeidsparticipatie van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Ze benoemde duurzaamheid tot noemer die in staat was om meerdere doelen met elkaar te verbinden. De Gemeente Leiden heeft een duurzaamheidsfonds in het leven geroepen om broedplaatsen waar SEs zich kunnen ontwikkelen te financieren. Het was goed om van haar te horen, dat SEs een positieve invloed hebben op de sfeer en creativiteit in de stad. Lastig in euro’s uit te drukken, maar zeer waardevol.

    Jan Jonker (Hoogleraar Duurzaam Ondernemen Radbout Universiteit) doet al vele jaren onderzoek naar duurzaamheid en nieuwe business modellen. Hij publiceert regelmatig over de WEconomy. Jan begon zijn presentatie met te stellen dat we van een lineaire- naar een circulaire economie moeten ontwikkelen en dat we zelf aan de slag moeten: de energie zit in het land en niet in Den Haag. Transitie is noodzakelijk, we moeten de economie verbouwen en dat moet wel georganiseerd worden. Het gaat om slim combineren en het bouwen van hubs om elkaar te vinden. Want wat je niet alleen kunt, doe je samen. Hij toonde een paar aansprekende voorbeelden, zoals www.wasbundels.nl en https://zoetermeer.wijzelf.nl/ . Tot slot vroeg hij zich af of we in de toekomst alleen geld als ruilmiddel blijven gebruiken. Zijn advies met betrekking tot de WEconomy: begin en start met proeftuinen.

    Albert Jan Kruiter (Instituut voor Publieke Waarden) vroeg zich hardop af waar het probleem ligt als het gaat om het waarderen van de toegevoegde waarde van SEs. Zijn eerste constatering was, dat we geen standaard hebben voor maatschappelijk ondernemerschap. Nu wordt door overheden vooral vanuit juridisch perspectief (rechtmatigheid) naar SEs gekeken en worden ze hierop beoordeeld. Economische- (kosten en baten) en maatschappelijke waarde zijn wel benoemd, maar we hebben geen geïntegreerd systeem. De basis voor een nieuwe standaard zou moeten worden gevonden door een systeem dat bouwt op legitimiteit, effectiviteit en betrokkenheid. De kunst is balanceren en SEs moeten binnen een dergelijk systeem de usp’s vinden en aantonen. Hoe we tot deze nieuwe standaard komen? Het liefst met zo weinig mogelijk bureaucratie.

    Nick Temple (SE UK) presenteerde SE UK, the national body for SEs. SE UK is al meer dan 10 jaren bezig om het fenomeen SE op de kaart te zetten. Voor iedereen die meer wil weten, de website barst van de informatie ( www.socialenterprise.org.uk) . Naast een overzicht van de activiteiten ging Nick ook in op wat SEs in Engeland nu echt een boost had gegeven. Hij noemde hierbij onder andere: de introductie van een nieuwe ondernemingsvorm (2005-community trust) die het makkelijker en financieel beter mogelijk maakt om SEs te starten en te continueren, the public services act (2012) waarin maatschappelijke impact als mogelijk criterium bij aanbestedingen is opgenomen en the social value hub met veel informatie voor onder andere gemeenten over hoe SEs op het gebied van onder andere beleid te faciliteren. Nick wees er op dat SEs niet zonder de markt kunnen (don’t forget the market) want het niet leveren van producten en diensten die voor de consument niet interessant zijn, betekenen ook voor een SE het einde. Hij wees op het multiplier effect op lokaal niveau waarbij local spend de lokale supply chain in werking zet en zo werkgelegenheid genereerd. Tenslotte presenteerde hij een aantal onderwerpen die in de toekomst belangrijker worden en noemde onder andere social procurement, the SE supply chain, integrated reporting, social investment, cross sector partnerships en export/import.

    Voor inkopers (people who love not spending money!) had hij een extra boodschap: gebruik de social services act als inspiratiebron, lees the EU procurement directive (de nieuwe richtlijnen) want die gaan verder dan de eerder genoemde act en ga aan de slag met social procurement.

     

    De overheid als klant: maak van de aanbesteder uw beste vriend.

    Op 1 april 2013 werd de nieuwe aanbestedingswet van kracht. Daarin is een aantal maatregelen opgenomen om het midden- en kleinbedrijf meer mogelijkheden te geven om offertes uit te brengen en vooral om te scoren en opdrachten binnen te halen bij de overheid. U wint nu natuurlijk de ene na de andere aanbesteding?

    Populair

    De overheid als klant is een populair onderwerp. Er worden boeken over geschreven, congressen over georganiseerd en u kunt natuurlijk ook naar een training. Sinds het economisch slechter gaat, lijkt zakelijk Nederland te hebben ontdekt, dat alle overheden jaarlijks voor een kleine € 60 miljard inkopen en een interessante groep klanten vormen. Niet iedereen ziet dat overigens zo. Tijdens een lokale bijeenkomst over aanbesteden hield een plaatselijke ondernemer een hartstochtelijk betoog, dat aangezien hij zorgde voor inkomsten van de gemeente door belasting te betalen en bovendien werkgelegenheid creëerde, het toch niet meer dan een normale zaak was, dat de gemeente bij hem ging inkopen. Zo werkt het gelukkig niet. De vraag die terecht gesteld kan worden, is of ondernemers de overheid ook als klant zien en als zodanig benaderen.

    Vaag

    Ondernemers beschouwen de overheid vaak niet echt als klant. Er is wel een groot verschil tussen ondernemers die producten en diensten leveren in de grond-, weg- en waterbouw, waar ruim driekwart van alle inkopen voor rekening van de overheid komen en  andere sectoren. Als het gaat om het leveren van andere producten en diensten, dan wordt dat klantbeeld een stuk vager. Ondernemers praten dan in eerste instantie niet over klanten, kansen en mogelijkheden om opdrachten te scoren, maar vooral over dat ze niets begrijpen van (Europees) aanbesteden, niet aan de criteria die de overheid stelt denken te kunnen voldoen en niet worden uitgenodigd voor het uitbrengen van een offerte. Dat wijst op grote verschillen in benadering en aandacht tussen de overheid als klant en andere klanten zoals bedrijven of consumenten!

    Maar laten zitten dan

    Dat kan natuurlijk. Niet kiezen voor de overheid als klant is ook een keuze. Maar dan laat u veel potentiële omzet liggen. Kiest u voor de overheid als klant, neem dan ook direct het besluit om de benadering van deze klantengroep serieus aan te pakken. Een aantal aanbevelingen[i]:

  •  Maak een plan van aanpak: welke overheidsorganisaties wilt u als klant, wat wilt u bij deze klanten bereiken, welke van de producten of diensten van uw bedrijf zijn vooral interessant en hoe gaat u een relatie opbouwen. Het opbouwen van een relatie is veel meer dan alleen de aanbestedingskalender van de klant volgen!
  • Verzamel informatie over de overheidsorganisaties die u als potentiële klanten hebt benoemd. Wat is hun aanbestedingsbeleid, hoe komt u op de groslijst bij onderhandse aanbestedingen, hoe communiceert deze organisatie met leveranciers, wie zijn de inkopers en de andere interne beslissers, hebt u toegang tot de politiek en kunt u die beïnvloeden.
  • Zorg dat u kunt beschikken over kennis met betrekking tot aanbesteden. Welke aanbestedingsprocedures zijn er. Wanneer kunt u invloed uitoefenen door te adviseren (marktverkenning) of vragen te stellen (gepubliceerde aanbesteding) en natuurlijk hoe komt u er achter dat de overheid een tender heeft gepubliceerd of aan het voorbereiden is.
  • Richt uw organisatie in. Zodra een tender wordt aangekondigd of gepubliceerd, moeten uw medewerkers weten wat te doen. Hoe maakt u een eerste inventarisatie of uw bedrijf  succesvol kan inschrijven, welke vragen gaat u stellen naar aanleiding van een tender, hoe zorgt u ervoor dat uw offerte het beste gaat scoren in relatie tot de selectie- en gunningscriteria, hoe zorgt u ervoor dat uw offerte compleet is en op tijd wordt ingediend, hoe gaat u om met software die door steeds meer overheden wordt gebruikt voor het tenderproces.
  • Bepaal of u kunt en wilt  samenwerken met andere leveranciers om succesvol op een overheidsopdracht in te schrijven. En bouw vervolgens de contacten hiervoor op. Als een tender is gepubliceerd, is het vaak te laat.
  • En loont die investering

    Een aantal ondernemers heeft inmiddels goede ervaringen. Bovendien treedt de overheid steeds vaker in contact met leveranciers. Over het aanbestedingsbeleid, de doelstellingen die de basis vormen voor dit beleid, ideeën hoe de ambities op het gebied van duurzaamheid te implementeren en bij specifieke aanbestedingen, door middel van bijvoorbeeld marktverkenningen en marktconsultaties. Vergeet niet dat een succesvolle samenwerking met uw bedrijf voor de overheid ook betekent dat de doelstellingen die de overheid zich stelt, sneller en beter worden gerealiseerd. Er is een wederzijds belang!

    En in de toekomst

    Dit jaar is de nieuwe Europese Richtlijnen gepubliceerd, die voor 18 april 2016 door de lidstaten in wetgeving moet worden vertaald. Dit betekent dat de aanbestedingswet wordt aangepast. In deze nieuwe richtlijn zitten voor ondernemers interessante overwegingen. Ik noem er een paar:

  • meer flexibiliteit in keuze aanbestedingsprocedures. Procedures waar aanbesteder en leveranciers met elkaar in gesprek gaan, blijken bijzonder succesvol.
  • aanbestedende diensten moeten overheidsopdrachten zo strategisch mogelijk aanwenden om innovatie te bevorderen. Er moeten mogelijkheden komen om innovatiepartnerschap met bedrijven op lange termijn aan te gaan.
  • Aanbestedingen moeten worden aangepast aan de behoeften van het MKB.
  • Met andere woorden, een investering in de overheid als klant, kan ook prima op langere termijn renderen.

    Deze tekst is ook gepubliceerd in Tender Nieuwsbrief 5 juli 2014.


     

    [i] Voor deze aanbevelingen heb ik onder andere geput uit de resultaten van het onderzoek Sociaal in Bestek uit gevoerd door de lectoraten Juridische aspecten van de arbeidsmarkt, Arbeidsre-integratie en Inkoopmanagement van de Hanzehogeschool Groningen. 

     

    Inkooponderzoek: zijn we het mkb vergeten?

    Inkooponderzoek: zijn we het MKB vergeten?

    Bijna dagelijks horen we dat het midden- en kleinbedrijf (mkb) belangrijk is. Motor achter onze economie als het gaat om banen en innovaties. Mk-bedrijven zijn verantwoordelijk voor 58% van de omzet van alle bedrijven en voor 60% van de werkgelegenheid. In onderzoek naar het functioneren van het mkb kom je ook vaak negatieve uitspraken tegen. Deze bedrijven worden bijvoorbeeld een gebrek aan middelen, competenties en organisatiestructuur toegedicht. En ondanks deze handicaps motor achter de economie?

    In het dagelijks werk binnen het lectoraat inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen ontmoeten we veel ondernemers. Studenten lopen er stage, voeren er vaak praktijkopdrachten of afstudeerprojecten uit. Een grote verscheidenheid van inkoopvraagstukken passeert dan de revue. Met de ons bekende inkooptheorieën en –modellen in de hand proberen ze daarvoor zo goed mogelijk oplossingen te bedenken. Toen we 15 ondernemers, een halfjaar nadat studenten voorstellen hadden gedaan om de inkoop te professionaliseren, vroegen of ze al de eerste resultaten wilden delen, bleken de meeste ondernemers het adviesrapport in de onderste lade van het bureau te hebben gelegd. Dat zette ons aan het denken. Kunnen we de vraagstukken van ondernemers uit het mkb eigenlijk wel aanpakken met inkooptheorieën en –modellen die vooral gebaseerd zijn op onderzoek bij grote bedrijven?

    Samen met collega Geoffrey Hagelaar besloten we in de internationale literatuur op zoek te gaan naar  resultaten van onderzoek dat gericht was op het mkb. Onze verwachting was, gezien het belang van het mkb, dat we veel publicaties zouden vinden. Maar dat viel tegen. De onderzoekers die zich wel met het onderwerp hadden bezig gehouden, kwamen wel vaak tot de conclusie dat er op het gebied van inkoop opvallende verschillen zijn ten opzichte van grote bedrijven bijvoorbeeld op het gebied van de rol van de eigenaren/managers, de structuur van de organisatie, de invloed op de leveranciersmarkt en de beschikbare middelen. Met andere woorden: mk-bedrijven zijn geen miniatuur grote bedrijven. Ook vonden ze dat inkoop een grotere bijdrage kan leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Het antwoord op de vraag hoe werd helaas niet gegeven. 

    Op het gebied van inkooponderzoek zijn de afgelopen decennia grote stappen gemaakt. De resultaten van al dat onderzoek hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan  de ontwikkeling van het vak inkoop. Maar we zijn het mkb inderdaad een beetje vergeten en hebben het bediend met theorie en modellen afkomstig uit onderzoek dat vaak werd uitgevoerd bij grote bedrijven. Zou dat de reden zijn, dat een groot aantal ondernemers uit het eerder aangehaalde onderzoek, het advies in de een bureaulade lieten verdwijnen? Hebben we geen aanpak en instrumenten die aansluiten bij het specifieke karakter van ondernemers en hun bedrijven? Wij denken dat daar wel eens een belangrijke ontbrekende schakel kan liggen en willen graag onderzoeken hoe het in de praktijk bij het mkb werkt. Als bijvangst ontdekken we misschien dan ook nog hoe het mkb zo succesvol kan zijn, terwijl er aan van alles “gebrek” is.

    Tijd voor actie. Samen hebben we het onderzoeksprogramma “Waarderen van Inkoop door mkb”[i] ontwikkeld. De ambitie is om instrumenten te ontwikkelen voor het mkb die ondersteunen bij de inrichting van de inkoopfunctie en zo bijdragen aan het resultaten van de bedrijven. We zijn inmiddels gestart met ondernemers te vragen hoe ze het op dit moment doen, dat inkopen. Zonder onze inkoopmodellen en –theorieën op tafel te leggen. Eerst maar eens gaan praten en kijken.

    Gert Walhof is Lector Inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen.



    [i] Het onderzoeksprogramma Waarderen van Inkoop door mkb is opgezet en wordt uitgevoerd door de lectoraten Inkoopmanagement van de Hanzehogeschool Groningen en Supply Chain Management van Hogeschool Windesheim. De Nevi Research Stichting ondersteunt dit onderzoek.

    Scrum jij al?

    Nevi CPD bijeenkomst Scrum 18 juni 2014

    Graag wil ik mijn aantekeningen delen.

    Jeroen Wegkamp (CPO NS en bestuurslid Nevi CPD) opent de bijeenkomst in Amersfoort. Hij wil graag kennis over Scrum en de eerste ervaringen binnen inkoop met de leden van Nevi CPD delen. Binnen NS inkoop wordt Scrum nu gebruikt om onder andere categorieplannen te maken en sourcingprojecten uit te voeren. De workshop wordt gegeven door drie ervaren scrummers: Marcel Staring (Scrummaster), Ben Cretier (Productowner) en Pieter de Klerk (projectleider).

    Scrum wordt al jaren gebruikt bij het ontwikkelen van software. De traditionele watervalmethode (alle stappen in het proces netjes achter elkaar) leidde tot projecten met een langere doorlooptijd, tegen hogere kosten dan was afgesproken en een eindproduct dat niet voldeed aan de verwachtingen van de klant.

    Een scrum project heeft altijd een doorlooptijd en budget die vast zijn. De scope van het project is flexibel. Het uitgangspunt is dat je vooraf niet precies weet wat je als klant wilt hebben, “last” hebt van voortschrijdend inzicht tijdens een project en bovendien niet precies weet wat er in de wereld gebeurd, bijvoorbeeld op het gebied van technische ontwikkelingen. Door een flexibele scope en de werkmethodiek bij Scrum maak je dit hanteerbaar.

    De methodiek van Scrum heeft twee belangrijke kenmerken:

    De organisatie: belangrijke rollen zijn weggelegd voor de vertegenwoordiger van de klant, de productowner. Deze zorgt dat de functionele specs bij het projectteam bekend zijn, beantwoord vragen en zorgt steeds voor afstemming met de klant, bijvoorbeeld tussenresultaten, onduidelijkheden over de specs of wat te doen met nieuwe inzichten. Het projectteam, dat wordt aangevoerd door de scrummaster en verantwoordelijk is voor de uitvoering.

    De werkwijze: de uitvoering wordt opgeknipt in cycli van maximaal 4 weken, de zogenaamde sprints. Daarbinnen worden activiteiten gedefinieerd die maximaal een 1 dag voor 1 medewerkers in beslag nemen. De sprint en de fasering daarbinnen wordt gevisualiseerd  (in ons geval een brownpaper met post-its) zodat iedereen kan zien hoe het met de activiteiten en de betreffende sprint gaat. Iedere ochtend start met een standup waarbij de vorige dag wordt gereviewed, de voortgang en problemen worden besproken. Daarna is iedereen bijgepraat, is er kennis gedeeld, weet de scrummaster welke problemen hij als facilitator moet oplossen of met de productowner moet bespreken.

    Belangrijke uitgangspunten zijn:

  • Een dedicated team dat met elkaar en bij elkaar werkt;
  • Visualiseer de sprint, de activiteiten en de voortgang;
  • Knip op in overzichtelijke stukken (sprints, maar ook de activiteiten);
  • Verbeter continu.
  • Volgens onze begeleiders kun je scrum niet alleen projectgericht maar ook taakgericht inzetten. Alles dat je een kop en staart kunt geven, kun je scrummen.

    Wil je starten, dan zijn de tips: lees “De kracht van Scrum”, start met een goede voorbereiding en laat je in het begin begeleiden door een ervaren scrummaster. De presentatie volgt via www.nevi.nl/netwerk/nevi-cpd-continuing-personal-development

    Gert Walhof 20 juni 2014

    Spiegeltjes en kralen.

    In het begin van carrière werkte ik als productmanager in een marketingcenter. Maar eigenlijk was het inkoopafdeling van een groothandel in levensmiddelen, die vooral zelfstandig supermarktondernemers als klant had.

    De inkoper toen was verantwoordelijk voor een aantal productgroepen, het samenstellen van het assortiment, de consumentenprijzen, promoties en het maken van schappenplannen. Er werd gestuurd op basis van een theoretische bruto instuurmarge en over het minimum niveau waren afspraken gemaakt met de detaillistenvereniging van deze supermarktondernemers.

    Vooral A-merk fabrikanten gebruikten toen premiums voor ondernemers regelmatig als middel om voor extra volume te zorgen. Bij 10 dozen rookworst een olielamp en bij een pallet frisdrank een opblaasboot, dat soort werk. Bij inkoop hadden wij regelmatig discussies over dit soort acties. Wij waren toch ingehuurd voor bruto marge en niet voor olielampen en opblaasboten! Met een aantal leveranciers kwamen we toen tot een akkoord: we zouden de ondernemers laten kiezen uit een premium of korting en het kortingsbedrag zou aanzienlijk hoger liggen dan de prijs van het premium. Wij waren erg trost op dit resultaat en bovendien overtuigd dat het merendeel van de ondernemers voor de korting zou kiezen. Dat pakte anders uit. De ondernemers bleven massaal het premium de voorkeur geven!

    Kort geleden bezocht ik voor de eerste keer een netwerkbijeenkomst van een aantal lokale ondernemersverenigingen voor het mkb. Er was de presentatie van een nieuw initiatief voor de collectieve inkoop van energie aangekondigd met een unieke aanpak. Aangezien inkoopcollectieven altijd mijn interesse hebben gehad, schreef ik mij in. Bij binnenkomst werd gevraagd of ik mijn visitekaartje in een grote kom wilde doen “voor de verloting”. Binnen kregen we eerst een promotieverhaal door en voor de lokale ondernemersverenigingen. En er werd gewezen op de verloting en alle mooie prijzen die beschikbaar waren gesteld. Daarna vertelde een adviseur op het gebied van energie, dat het altijd verstandig was om eerst een energiescan te laten maken. Een ondernemer die dit had laten doen, had wel 30% op de energierekening bespaard. Na de scan kon je dan direct door naar de energieleverancier (die sprak over ons partnerprogramma) waar een deal mee was gemaakt in het kader van de collectieve inkoop. Deze leverancier had bedacht, dat de complexiteit van de inkoop van energie het beste kon worden uitgelegd door de aanwezige ondernemers vragen te stellen in de vorm van een “petje op, petje af” quiz. En de winnaar ging naar huis met een alleraardige mini fiets, met led verlichting, dat wel. Daarna volgde de trekking van de andere prijzen, kreeg iedereen te horen hoe aan te melden voor deelname aan het inkoopcollectief en was het tijd voor een drankje en een hapje.

    Toen ik de deur uit liep, kwam de vergelijking met de ervaringen uit het begin van mijn werkzame leven naar boven. Nog niet veel veranderd dacht ik. Veel te doen en veel te winnen als het gaat om professionalisering van inkoop in het mkb!

    Gert Walhof

    8 mei 2014

    Best Value a way of life?

    Tijdens het Beste Value congres in mei van dit jaar zag en hoorde ik Dean Kashiwagi voor het eerst presenteren over Performance Information Procurement System (PIPS) en vooral over “Best Value is a way of life”. Dat laatste gaat mij te ver. Belangrijker vond ik de manier waarop tijdens de twee congresdagen in de parallelsessies op een enthousiaste manier ervaringen tussen gebruikers en geïnteresseerden werden uitgewisseld en zo een bijdrage werd geleverd aan de prestatie-inkooppraktijk. De 200 deelnemers maakten duidelijk dat prestatie-inkoop leeft. Ook de nieuwe versie van het boek Prestatie-Inkoop (met Best Value naar succesvolle projecten), dat tijdens het congres werd gepresenteerd, getuigt hiervan.

    Het onderwerp Prestatie-inkoop boeit. In maart 2011 schreef ik in een column voor FM@work “Nieuw van inkoop: prestatie-inkoop”. Ik had toen de eerste uitgave van het boek prestatie-inkoop (Van de Rijt en Santema) gelezen en kwam tot de conclusie dat er een interessante nieuwe tool aan de inkopers toolbox was toegevoegd.

    Belangrijk vond ik toen dat er een integrale aanpak werd gepresenteerd, waarbij het vinden van de beste leverancier en het uitvoeren van de opdracht als één proces werd gepresenteerd. Elementen als: de leverancier is de specialist, kwaliteit is de dominante factor en de mensen, aan klant- en leverancierszijde, bepalen in belangrijke mate het succes van de samenwerking, waren al bekend. Wat mij betreft meer de evolutie van het vak inkoop.  

    Mijn aanbeveling was: inkopers neem kennis van prestatie-inkoop en voeg het toe aan je gereedschapskist. Verkopers verdiep je in deze ontwikkeling. Een aanbeveling waar ik nu nog steeds achter sta.

    Graag willen collega [1] Marius van der Woude en ik  een volgende bijdrage leveren aan het ontwikkelen van het prestatie-inkooppraktijk. En dat doen we door te starten met de facilitaire regieorganisatie en prestatie-inkoop te bekijken vanuit een aantal management theorieën. Regieorganisatie en prestatie-inkoop: een goed huwelijk? is de kop boven ons artikel in het laatste nummer van FMI (het vaktijdschrift van Facility Management Nederland). De regieorganisatie is een populaire organisatievorm binnen bedrijven en instellingen voor de ondersteunende processen. Prestatie-inkoop krijgt steeds meer aanhangers onder inkopers. Van de facilitaire diensten wordt 65% ingekocht. De regieorganisatie en prestatie-inkoop komen elkaar steeds vaker tegen. Maar versterken ze elkaar?

    Onze conclusie is, dat de regieorganisatie en prestatie-inkoop uitgaan van verschillende opvattingen over wat mensen drijft bij het aansturen en werken voor een organisatie. Prestatie-inkoop en de facilitaire organisatie, die is ingericht als regieorganisatie, zijn niet voor elkaar gemaakt!  Tot zover de theorie (en onze interpretatie hiervan). We zijn benieuwd naar de ervaringen in de praktijk!

    Gert Walhof

    24 september 2013



    Hanzehogeschool Groningen, Lectoraat Inkoopmanagement

     

    Nieuwe website

    De website is een belangrijk visitekaartje en de verbinding met social media als Twitter en LinkedIn. Om dat goed vorm te geven en goed te kunnen beheren werd het tijd voor een nieuwe opzet. Op voorstel van de specialisten van Buro26 (www.buro26.nl) besloot ik “te gaan” voor one page design. Over het resultaat ben ik zeer tevreden en naar ik hoop iedereen die de site bezoekt ook. Jostein Kiezenbrink en het team van Buro26 bedankt voor jullie inzichten en inzet.